The fabric of meetings - alles is met elkaar verweven

Onze branche is nauw verbonden is met ontwikkelingen wereldwijd, of het nu gaat om de-globalisering, AI, politieke onrust en keuzes, oorlogen en conflicten, energietransitie, duurzaamheid, generatie Z of inclusiviteit. De stakeholders van evenementen kijken niet alleen naar onderwerp en inhoud van je evenement maar ook naar ontwikkelingen in de wereld: met wie wil ik het gesprek aangaan? Voorbeelden te over waarbij wereldgebeurtenissen een reden vormen om wel of niet aan te schuiven of om op het laatste moment af te haken.

Alles is met elkaar verweven. Omarm je gebeurtenissen buiten je werkveld en geef je ze een plek op je evenement, of houdt je beide werelden strikt gescheiden? En welke wereld maak je van je evenement? Zeker stof tot nadenken. En reden te meer om je evenement regelmatig de maat te meten. Past je jas nog of is het tijd voor een nieuwe outfit?

Mensen, sessies, netwerken, beursvloer: kennisdelen en zakendoen. De basics van meetings en events zorgen voor een solide onderlaag en faciliteert de rest van je outfit, waarmee je alle touchpoints even raakt. Zorg ervoor dat je die in ieder geval goed hebt.

In de basics lijkt er op het eerste gezicht weinig veranderd. We blijven nog steeds graag samenkomen om te leren en te netwerken en investeren hierin (reis)tijd, aandacht, geld, kennis. Als je op evenementen loopt in 2024 zie je klassieke gangpaden, sessiezalen, lunchbreaks en netwerklounges. Een fundament waar je verder op kan bouwen. Maar vergis je niet: er is wel degelijk een laag bijgekomen in de basics. Denk aan duurzaamheid, techniek, data, digitale infrastructuur, event design, interactie planning, en customer journeys. In alle aspecten van je evenement lijkt een verdiepingsslag gaande te zijn. Niet in de laatste plaats door de veranderde relatie met bezoekers, exposanten, sponsors en andere stakeholders. Met elkaar zorgen we ervoor dat de basis goed blijft, en dat bekent ook dat we het hele jaar met elkaar in contact blijven. Virtueel, via webinars, kleinere spin-off evenementen, roadshows, exhibitor meetings in de regio, …er zijn tal van manieren om de basics goed te houden. Maar dat de basics alleen de periode en grenzen van je fysieke evenement omvatten, is niet meer genoeg.

Duurzaamheid in onderwerp, uitvoering en connecties.

Waar we een paar jaar geleden de duurzaamheid van een evenement als een extra aanbeveling beschreven, is het nu pure noodzaak. En ingewikkelde materie. Alles wordt gemeten, en alle stakeholders van evenementen hebben hier een eigen focus in. Soms door één of twee doelen te omarmen, soms door van alle gebruikte producten tijdens het evenement de footprint te meten. Maar: net zo belangrijk als de footprint van een reis van en naar een evenement zijn meetbare resultaten die je exposant en bezoeker mee terug nemen. Duurzaam gebruik van tijd en aandacht. Dat betekent betere voorbereiding, meer afspraken die je van tevoren maakt, andere bezoeken die je in de event destinatie kan maken, een kleinere meeting voor, tijdens en na je evenement, en curated serendipity – hier kan een organiser het verschil maken door slimme inzet van data. De bezoeker of exposant krijgt meer verantwoordelijkheden, die door organisatoren naadloos gefaciliteerd kunnen worden. Serendipity-plus. Het evenement begint al voordat je je hebt ingeschreven, en duurt voort na de laatste evenementsdag. In een tijd waarin we zien dat bezoeker en exposant zich steeds later inschrijven voor een evenement, is dit meteen een goede manier voor de organisator om vinger aan de pols te houden en waar nodig bij te sturen in content en focus. Co-creatie van alle stakeholders: bezoeker, deelnemer, organisator, venue, stad…samenwerken om duurzame groei te realiseren. Een groei die met één reis een veelvoud aan contacten, kennis, resultaat en duurzame ontwikkeling in een vakgebied kan betekenen. Lastig om te berekenen maar zeker van waarde.

Hier kunnen we overigens ook leren van de mode-industrie: van fast fashion naar een duurzaam model. Reduce waste, bijvoorbeeld door hergebruik van materialen en duurzame, circulaire standbouw, of catering met lokaal geproduceerde producten met een lage footprint. Reuse, bijvoorbeeld door je banner niet met jaartal af te drukken of alle wegwerpmateriaal van je evenement te bannen, recycle, mooi voorbeeld was een exposant die een aantal jaren een stand meenam die was ontworpen met oude deuren, gered van de sloop. Goed idee en een unieke uitstraling.

Wat je ook doet, zorg ervoor dat je evenement ook qua inhoud een duurzame legacy heeft – regeneratieve meetings, in vorm en inhoud.

Kijk naar de wereld en zie hoe andere industrieën of formats jouw evenement raken

Evenementen die tijdelijk een ander in zich opnemen, we zien het veel. Soms komt het vanuit het onderwerp, bijvoorbeeld beurzen met vijf titels die niches combineren en op die manier kijken naar een bredere ontwikkeling. Denk aan Tech events waarbij soms meer dan zes segmenten gecombineerd worden. IoT, Cybersecurity, AI, Big data, Cloud Computing, Blockchain verschillende onderwerpen, verschillende events, tegelijkertijd in elkaar geritst.

Maar het kan ook breder. Ook bij medische associaties kunnen wereldissues als duurzaamheid, energietransitie, inclusiviteit, enzovoort een plek krijgen. In manier van organiseren, maar ook als topic tijdens een breakout. Iedere industrie heeft uiteindelijk te maken met dezelfde issues. Dus waarom geen HR topic op een congres over ouderenzorg? Kijk ook naar de manier waarop emerging technolgies als AI onze dagelijks werk veranderen. Combineer b2b met b2c, plan verrassende gastlezingen of volledige side-events waarbij de raakvlakken met het eigen onderwerp tot mooie nieuwe inzichten kunnen komen. En dat kan per keer verschillen. Rits een segment aan je evenement, en rits er de volgende editie weer iets anders aan. Of rits er een tweede bij. Vanuit de kern kan je aanvullen en afbouwen, zonder het hart van je doelstelling aan te tasten. Denk maar aan die ene broek waarbij je de lange pijpen kan verkorten. Welk stuk heb je nodig? Zowel fysiek als online kan je onderwerpen aan en af laten haken. Maak de lijnen van je scope fluide. Wie weet met uiteindelijk een nieuwe, stand alone titel. In wat voor vorm dan ook.

Met zipper events rits je innovatie, vaste onderdelen en nieuwe onderwerpen moeiteloos samen tot één geheel.

Door verschillende ervaringen te combineren, meestal binnen één gedeeld kader, wordt het geheel kleurrijker.

Is er bij rits-events steeds een wisselend extra idee van content en vorm, bij de quilt ligt alles redelijk vast. Maar dat wil niet zeggen dat het een saai en voorspelbaar event is. Juist een vaste combinatie van kleine onderdelen die met elkaar één patroon vormen viert gelaagdheid en diversiteit van je evenement – op ieder vlak een nieuwe ervaring en een herhaling die je evenement een bepaald ritme meegeeft. Waarbinnen iedere stakeholder wel zijn eigen route kan kiezen.

Samenvoegen van doelgroepen maar ook blenden van formats in een mix van leeftijden, soorten sessies, netwerkmomenten en tijd om te rusten: alles kan je in een vast patroon opbouwen. Inhoudelijke sessies combineren met muzikale optredens of sportieve activiteiten, wellness, netwerkmomenten, matchmaking sessies en unconference initiatieven – daar waar gevoel en ratio afwisselend aangesproken worden zullen herinneringen beter beklijven.

Als organisator bepaal je de patronen en ben je de curator die vormen, kleuren, stijlen en materialen assembleert. En ook al is een quilt niet naadloos… de overgangen zijn handgemaakt en met een overall patroon wordt alles dubbel met elkaar verbonden. Omrand door één overall kader.

Wat voor lappendeken is jouw evenement? En hoe breed of smal maak je het gemeenschappelijke kader?

Als je je goed voelt kan je informatie beter in je opnemen

Opvallend: de tijd dat je netjes in business casual of zelfs nog helemaal in strak in pak naar een congres ging lijkt voorbij. Met nieuwe doelgroepen en generaties is de persoonlijke stijl steeds meer gangbaar. Comfort, je goed voelen is steeds belangrijker. Wellness tijdens je evenement. Want als je je goed voelt, neem je alles beter op en wordt de waarde van een evenement alleen maar groter.

Van gezonde voedingsopties tot mindfulness-sessies en actieve pauzes, steeds vaker zie je wellness-initiatieven om de algehele ervaring van deelnemers te verbeteren.

Gebruik licht, geluid, geur. Alle zintuigen ontspannen. Maak gebruik van buitenruimte, natuur. Waarom geen matchmaking-sessie tijdens een ontspannende wandeling? Ook in de overall setup van je evenement kan je in verschillende ruimtes wellness aanbieden. Sound therapy, ruimte waar je tot rust kan komen van een beursvloer die vaak druk en vol energie is. Relax en recharge. En niet alleen voor de bezoeker of exposant. Denk ook aan je sprekers: hoe zorg je er voor dat die optimaal uitgerust en gefocust aan een sessie beginnen? Ontzorgen is key.

Denk ook aan wellnesshoeken en rustige zones om iedereen een plek te bieden om te ontspannen, te mediteren of gewoon even weg te zijn van de drukte van het evenement.

Gezonde voeding is een andere belangrijke pijler. Kies voor lichte, voedzame opties die energie geven zonder een zwaar gevoel achter te laten. Dit kan variëren van vers fruit en groenten tot saladebars en gezonde smoothies of zelfs een volledig plant-based aanbod.

Steeds vaker zie je dat er actieve pauzes aangeboden worden, korte wandelingen, stretching-sessies of zelfs groepsfitnesslessen. Deze pauzes helpen niet alleen om fysiek actief te blijven, maar kunnen ook mentale vermoeidheid verminderen en de concentratie verbeteren. Bovendien bieden ze een kans voor netwerken en informele gesprekken buiten de traditionele vergaderomgeving.

Juist een mix van oud en nieuw verbindt

Uiteraard kijk je regelmatig wat je moet vernieuwen of veranderen in je evenement en format. De wereld verandert en met nieuwe generaties, technieken en materialen veranderen “old skool” meetings in ervaringen waarbij een immersive omgeving alle delegates meeneemt in de journey die je voor én met hen hebt gemaakt.

Alles nieuw.

Op zich is dat prima natuurlijk, maar net als in de mode komen stijlen en keuzes regelmatig terug. 80’s en 90’s: de kans is groot dat de helft van je delegates die periode bewust heeft meegemaakt en de andere helft dit als hippe vintage ziet. Dus : verander niet te rigoureus, want vaak zijn juist de oude dingen opeens weer helemaal “on trend”. Of je het nou vintage, klassiek, ouderwets of historisch noemt: kijk goed naar je format en hou vast aan wat werkt. We willen misschien niet meer allemaal braaf in de grote plenaire sessie van die ene beroemde spreker zitten, maar dat is geen reden om alleen maar kleine sessies te plannen. En in die kleine sessies hoef je het spreker/publiek format zeker niet te handhaven: samenwerken met opkomende sterren of bijvoorbeeld vanuit een vooraf op gecrowdsourcete vraag: de deelnemers bedenken samen een oplossing. Ook hier geldt weer: hou balans tussen oud en nieuw – die offline Q&A sessie met grote namen uit de industrie kan je hier prima naast plannen.

Het is interessant aan je evenement te denken als een bedrijf met een multi-generational workforce: een mix van leeftijd en stijl waarmee je samen verder komt. Uit de eigen bubble, kleren van elkaar.

En sowieso kan vintage je evenement qua look & feel mooie netwerkinspiratie geven: vertel een verhaal met klassiekers uit je industrie, benoem de geschiedenis van de ontwikkelingen en blik samen vooruit. Hergebruik settings en sprekers in een “where are they now”. Of breng je netwerklounges en meetingpoints in een vintage sfeer: met populaire gerechten uit het stichtingsjaar van je associatie, of met plaatjes draaien in een wellness setting. Vintage komt steeds weer terug – maar die platenspeler werkt inmiddels wel samen met de cloud.

Gestroomlijnd en zonder kreukels

Naadloze verbindingen voor, tijdens en na een evenement, een ervaring die steeds meer als vanzelfsprekend wordt gezien. En in een tijd waarin de bezoeker (en soms ook de exposant) laat beslist of hij aan je evenement gaat deelnemen, wordt het begin van de customer journey steeds belangrijker. Wat zijn de tools die je hierbij kunnen ondersteunen?

AI helpt je het gedrag en de voorkeuren van je bezoekers te voorspellen, een persoonlijk aanbod te maken en je marketing doeltreffender in te zetten. Denk ook aan contentgeneratie, een gestroomlijnde logistieke planning of naadloze personalisatie van bezoekerservaringen. Maar ook registratiepagina's of scripts voor je berichten op sociale media. Door AI-gestuurde chatbots en virtuele assistenten kunnen voor deelnemers een ervaring op maat maken en, last but not least, waardevolle inzichten verzamelen voor organisatoren. Alles in compliance met de internationale privacymaatgerelen.

Die seamless journey gaat uiteraard verder in de event venue, hier moet in ieder geval de digitale infrastructuur kloppen. Ontvangst van data kan niet plots anders zijn als je een event venue binnenwandelt, bezoekers willen de zelfde 5G ervaren, als ze op een evenement zijn, als op weg daarheen. Of anders minimaal de WiFi ervaring die ze gewend zijn (maar dan met z’n honderden of duizenden tegelijkertijd).

Denk met een seamless journey ook aan het gebruik van digital twins bij het ontwerpen van de setting en het checken van alle logistieke planning: door de opzet van je evenement in een virtuele omgeving te visualiseren, zie je potentiële knelpunten en mogelijk ook opties waar je in eerste instantie niet aan denkt.

De seamless journey tijdens een evenement kan ook makkelijker worden gemaakt door het gebruik van smart wearables: de slimme badge bijvoorbeeld. Denk aan toegang tot evenementenruimtes of gepersonaliseerde aanbevelingen op basis van interesses en voorkeuren. Door de data van de badges realtime te monitoren voegt de organisator er nog een mooi element aan toe: bijvoorbeeld door direct te schakelen als een sessie te vol dreigt te worden, of advies te geven over drukte op cateringpunten.

Maar key is wel: hou het simpel. En tegelijk – denk na over de vormgeving van de badge. Wat wil je meteen kunnen zien, gebruik je de badge voor toegang of betalingen, voeg je een spelelement toe, en wat verstop je achter de QR code of in de RFID chip?

Vergis je niet, het zijn geen nice-to-haves.

Ja, je kan aan Chat GPT vragen om een marketingplan en format voor een evenement met 300 personen met 5 breakoutsessies, wat netwerkgelegenheid en één feestavond voor je te plannen. Maar ben je er dan? Nee, uiteraard niet.

We noemden eerder al het belang van de andere dingen dan alleen maar het inhoudelijke programma. Aspecten als catering, eventtech en andere services zijn geen randvoorwaarden meer, maar zijn juist een integraal onderdeel van je evenement. Ook het wellness aspect wat we al noemden hoort hierbij. Alle “accessoires” van een evenement moeten bijdragen aan de beleving van je evenement. Juist hierin maak je het verschil tussen een standaard meeting en een transformatieve bijeenkomst: als alle details kloppen en één verhaal vormen. Vorm en inhoud, fysiek en online, binnen én buiten de kaders van je evenement.

Waar maak je het verschil, met welke accessoires werk je? Door een overall thema aan je evenement te verbinden geef je een kader waarbinnen je kan werken en waarbij alles klopt. Denk aan groen & natuur, hyper local, extravagant of simpel. Wat past er bij je stakeholders? En hoe ver trek je het thema door? Organiseer buiten de eventdata om bijeenkomsten voor exposanten of delegates in de vorm van een quick catch-up of een roadshow, door je gefilmde content online te delen en hierbij nieuwe inzichten of ontwikkelingen te bespreken, maandelijkse Q&A’s in je portal te plaatsen, blogs te lanceren….of bijvoorbeeld accessoires letterlijk te nemen en op je website een webshop te openen met items gerelateerd aan je organisatie of editie van je evenement.

Zonder de goede accessoires geen evenement, zouden we bijna zeggen. Je outfit is tenslotte ook niet compleet zonder knopen, schoenen, paraplu of en tas: wat wordt je totaalplaatje?

Confectie of maatwerk- altijd een persoonlijk tintje

In een tijd van hyper-personalisering is je evenement in het ideale geval voor iedere deelnemer en bezoeker je evenement een unieke ervaring. Maar maak je die vanuit een standaard patroon of ontwerp je voor iedereen een unieke, bespoke creatie? En voor wie is een standaard format eigenlijk al meer dan prima?

Alles hang af van de wens van je stakeholders. Kijk naar exposanten, waar vanuit verschillende invalshoeken (en zeker ook een financiële) wordt gekeken naar zoveel mogelijk ontzorging. Hier vormen de standaard standpakketten een uitkomst en kan je toch, met gelaagdheid in grootte en aankleding, een persoonlijke touch aanbrengen. Customising binnen heldere kaders. Een uitkomst voor de kleinere exposant en ook vanuit duurzaamheidsoverwegingen zeer relevant. Door hergebruik van bestaande pakketten bijvoorbeeld en minder reisbewegingen om standmateriaal te verschepen . Voor de exposant een mooi helder verhaal en van tevoren een duidelijk kostenplaatje, passend binnen de eigen doelstellingen en ROI berekeningen.

De hyper-persoonlijke ervaring van delegates kan lastig zijn: het beginpunt is voor iedereen verschillend. Een repeat bezoeker die naar een bekend evenement in eigen land gaat is waarschijnlijk iets relaxter dan een first time attendee die de trein heeft gemist en niet op tijd kon inchecken bij zijn hotel. Toch zitten ze samen in die eerste sessie van je immersive, alle zintuigen prikkelende evenement. Anticipeer op deze (en andere) uitgangsposities door qua entree, setup en flow rustpunten te creëren van waaruit de gezamenlijke reis relaxed kan beginnen.

AI transformeert hoe je je evenement het hele jaar door persoonlijk en relevant houdt. Hoe beter je je data en bronnen analyseert, hoe beter je kan inspelen én anticiperen op individuele behoeftes. Dus denk goed na over de bronnen die je al hebt, de data die je specifiek uitvraagt of verzamelt en gebruik alle feedback van je vorige evenement en traffic op je online kanalen. Op maat gemaakte schema's, aanbevelingen voor sessies en exposanten, curated 1 op 1 gesprekken, meldingen over alternatieve sessies, maar ook tips voor ontspanning of een aanbeveling om een half uurtje buiten te wandelen en van gedachten te wisselen met een delegate die, net als jij, nadenkt over een specifiek onderwerp én graag de rust opzoekt.

Event venues zijn steeds meer een slim wit canvas met voldoende tech en ruimte om je ideeën te verwezenlijken, afhankelijk van doelgroep en budget. Maar als je dan toch nadenkt over “one size fits all”, denk dan ook buiten de kaders van je venue. Waarom is een bus of een boot die je van a naar b vervoert, niet tegelijk de plek voor je elevator pitch of kleine break-out-sessie?

Citywide events zijn niet voorbehouden aan de grootste bijeenkomsten, ook een kleinere meeting kan de omgeving onderdeel maken van plan, inhoud, doelgroep en scope. Zo bekeken, is er altijd een perfect fit.

Er zijn mogelijkheden te over om binnen één breed kader tal van micro-evenementjes neer te zetten waarin iedere deelnemer zich thuis voelt. In alle rust óf in alle drukte, alles als onderdeel van je zorgvuldig neergezette immersive experience. En als je je goed voelt, is de overall ROI van je evenementdeelname vele malen groter.

Bij je evenement draait het om het creëren van een ervaring die deelnemers inspireert, informeert en in actie brengt. Door verhalen te weven in de stof van een congresprogramma, kan je een gedenkwaardige en impactvolle ervaring creëren die lang nadat het evenement is afgelopen blijft hangen. Dit draagt bij aan een verhoogde betrokkenheid, tevredenheid en waarde van het evenement voor iedereen. Van experience naar transformatie.

En nog één tip voordat we er een eind aan breien: hoeveel technologie we ook gebruiken, in ieder evenement zie je het handwerk van de maker. Elk stuk stof gestikt en verbonden, gebruik makend van de rafelrandjes. Kleur je evenement met verschillende stoffen en bedenk dat het een samenspel blijft van ontwerper en drager, op zoek naar de perfect fit.

Let’s get weaving…and see where the loose ends will bring you.