Verantwoord Evenementen

Beveilig uw event in 7 essentiële stappen

Rik Hoogendoorn
woensdag, 6 december 2017

De aard van eventbeveiliging is in de afgelopen jaren drastisch veranderd. Door aanslagen, schietpartijen en de toenemende invloed van cybercrime is de dreiging veranderd. Wat kun je vandaag doen om je event goed te beveiligen en tegelijkertijd bezoekers een zo prettig mogelijke tijd te bezorgen?

  • Zet veiligheid centraal
    Was veiligheid vroeger vaak een sluitpost op de begroting, tegenwoordig is het een onderwerp dat tot in de boardroom aandacht krijgt. En terecht. Het gevaar komt van verschillende kanten en kan enorm ontwrichtend zijn. De verdrietige bewijzen daarvan zien we bijna wekelijks op het nieuws. En dat is alleen nog wat we zien. Wat we niet zien, zijn de afgewende rampen en de afgeketste cyberaanvallen. We zijn kwetsbaar. Gelukkig is er veel dat we kunnen doen om samen evenementen veilig te houden. Maak veiligheid daarom een integraal onderdeel van je plan, vanaf dag 1.
  • Start met een risico-analyse
    Alles begint met het onderkennen van risico’s. Wij gebruiken daarvoor bij elk evenement een eenvoudige lijst met zeven vragen. De antwoorden geven een indicatie van de risicofactoren van het evenement. Bijvoorbeeld: wat zijn de aantallen mensen, wat is de achtergrond van de organisatie, zijn er omstreden sprekers of gasten, heeft het onderwerp een politieke lading? Als een van de vragen een rood vlaggetje oplevert, besteden we daar extra aandacht aan. Deze check is belangrijk om niets over het hoofd te zien. Onlangs hadden we bijvoorbeeld een leuk evenement met 400 kinderen. Niets aan de hand, op het eerste gezicht. Het ging echter om kinderen met een specifieke religieuze achtergrond. Dan weet je dat er een extra risico is. Daar houden we rekening mee.
  • Werk samen met IT
    De dreiging van aanslagen is de laatste jaren zichtbaar toegenomen. Minder zichtbaar, maar minstens zo belangrijk, is de dreiging van cybercrime of cyberaanvallen. Een recent security-event in RAI Amsterdam besteedde daar aandacht aan. Extra riskant is, dat de fysieke en digitale wereld in elkaar verweven zijn. Een digitale aanval kan enorme gevolgen hebben. Security is daarom geen zaak van de Manager Safety & Security alleen. Ik werk nauw samen met onze Manager IT, Bret Baas. Het belangrijkste uitgangspunt: geef indringers geen kans. Zorg dat je eigen IT-systeem niet in open verbinding staat met de systemen van bijvoorbeeld bezoekers of exposanten. Zo voorkom je ‘besmetting’ in geval van een hack of aanval.
  • Maak mensen verantwoordelijk
    Veiligheid is een zaak van iedereen. Het is van groot belang dat we allemaal alert zijn. Niet alleen de beveiligingspersoon bij de deur, maar ook andere professionals. Betrek daarom leveranciers, personeel en flexkrachten. Neem in de briefing mee waar ze op kunnen letten, zorg dat ze verdachte personen, gedragingen of pakketjes melden. Maak dat makkelijk, zorg voor een laagdrempelig meldpunt. En dat alles zonder bezoekers ermee lastig te vallen. Idealiter merken zij niets van de inspanningen die gedaan worden om het evenement veilig te houden.
  • Organiseer het crisismanagement
    Als je pas gaat nadenken wanneer iets gebeurt, ben je te laat. Daarom zijn wij op verschillende niveaus voorbereid: business as usual, beheersbare calamiteiten of crises. Elk niveau heeft zijn eigen protocollen en verantwoordelijkheden. Op het crisisniveau is er sprake van een serieuze dreiging, aanval of ramp. Dan komt het beleidsteam in actie: onze CEO, de manager communicatie en ik. Ieder van ons heeft communicatielijnen met onze counterparts bij onder andere de gemeente, hulpdiensten en specialisten. Van tevoren is vastgelegd wie waar verantwoordelijk voor is, zodat we snel kunnen schakelen. Er liggen scenario’s klaar voor de belangrijkste risico’s en we hebben vanaf 2018 zelfs een permanente ‘crisis room’ waar alle communicatiemiddelen en hulpmiddelen direct beschikbaar zijn. Zorg dat je van te voren nadenkt wat er kan gebeuren, en bereid je daarop voor, samen met de venue. Want als er iets gebeurt, moet je heel snel handelen.
  • Blijf op de hoogte
    Samen weet je meer. We overleggen zowel lokaal als internationaal over veiligheidszaken. Op lokaal niveau hebben we contact met de gemeente en de veiligheidsgroep van Zuidas. Nationaal overleggen we onder andere met Algemene Inlichtingen en Veiligheid Dienst) AIVD en met de Nationaal Coördinator Terrorisme en Veiligheid (NCTV). Ik ben ook voorzitter van de Security Working Groep van EMECA (European Major Exhibition Centres Association). We zitten daar aan tafel met onze belangrijkste Europese collega-venues, toch praten we hier zeer open over. Veiligheid is immers geen concurrentiewapen. Wat kunnen we leren van recente gebeurtenissen? Welke dreigingen zijn er en hoe gaan de verschillende partijen daarmee om? Welke technieken zetten ze in? We leren van elkaar en maken zo evenementen veiliger.
  • Houd het gezellig
    Gasten komen naar een evenement om een leuke en interessante tijd te hebben. Je wilt ze niet lastigvallen met veiligheidsissues. Zag je vroeger bij RAI Amsterdam nog brede mannen met een duidelijk beveiligingstenue bij de ingang staan, nu staan er gastheren en –vrouwen. Net zo professioneel, net zo goed opgeleid (of wellicht zelfs beter), net zo streng – maar met een gastvrij uiterlijk. Hun werk verandert er niet door. Ze zijn alert op elke gast die binnenkomt, hebben een training gehad in het signaleren van verdachte zaken, maar wat een gast ziet is een vriendelijke mevrouw of meneer die hem groet en aankijkt. Wat overigens een van de beste methoden is om mensen die kwaad willen te ontmaskeren.

    • Aan de slag
    Het is misschien niet leuk om na te denken over veiligheidsrisico’s, het is wel belangrijk. Ga daarom in een vroeg stadium met de locatie aan de slag. Ga na of er risicofactoren zijn, neem IT daarin mee, betrek alle professionals en zorg dat je voorbereid bent op een aantal belangrijke risico’s. Dan ga je met een gerust hart het evenement in.