Effectiever, stille, schoner: evenementlogistiek 2.0

Een evenementenlocatie zoals RAI Amsterdam, midden in de stad, is ideaal voor bezoekers. Daarbij doen we er alles aan om de logistiek zo schoon en rustig mogelijk te houden. De afgelopen jaren is er veel bereikt. Dankzij strakke regie en de inzet van nieuwe technieken is het vrachtverkeer rondom de RAI verminderd, en beter gespreid.

Manager Traffic & Logistics Wim Braakman zoekt altijd naar manieren om de overlast en uitstoot van evenementgerelateerd vervoer tot een minimum te beperken. Soms misschien een beetje onderbelicht werk, want hij zorgt er vooral voor dat zaken verdwijnen: minder vervoersbewegingen, minder geluid, minder overlast.

Vooruitkijken
Elke twee jaar houden we dit gesprek en wat er twee jaar geleden in de planning stond, is nu werkelijkheid. ‘We kijken altijd vooruit,’ beaamt Wim. ‘Of het nu gaat over duurzaamheid of over verkeersdrukte, als je over vijf jaar iets bereikt wil hebben, moet je vandaag beginnen.

Regie nemen: 95% binnen timeslots
In 2024 waren er ongeveer 20.000 vervoersbewegingen voor de aanvoer van evenementenmateriaal. 95% van de vrachtwagens boekte een slottijd. ‘Dat moet ook wel,’ zegt Wim. ‘Zonder reservering kom je het terrein niet meer op. Dat dwingen we af, maar dan is het ook prettig voor iedereen. De doorstroom verbetert, chauffeurs hoeven niet te wachten en de aanvoer in de hallen is gelijkmatig. Dat is prettiger, veiliger en schoner.’

Bufferen bijna niet meer nodig
In Westpoort is een bufferterrein beschikbaar, waar vrachtwagens wachten tot ze naar het RAI-terrein kunnen komen. ‘Dat is inmiddels alleen nog van toepassing voor twee hele grote evenementen, IBC en PLMA,’ aldus Wim. ‘En zelfs die evenementen gebruiken het terrein minder intensief bij de opbouw, dankzij de slottijden. De afbouw is lastiger te plannen, daarbij is het nog wel handig. Voor andere evenementen is dit bufferterrein al te groot.’

Dit jaar tekende de RAI ook een gebruikscontract voor een kleiner bufferterrein, het zogenoemde P18/P19. Wim: ‘Dit zit dichterbij de RAI, net aan de overkant van de snelweg, en heeft meerdere functies. Bijvoorbeeld het parkeren van voertuigen waarvan de chauffeur meehelpt met opbouwen. Of voor iemand die vergeten is een timeslot te boeken.’

Van 10 naar 1 voertuig
Niet al het materiaal voor evenementen komt in volle trailers. Soms wordt het aangevoerd in kleinere bakwagens of als deellading van een vrachtwagen. Bovendien lukt dat niet altijd op de dag van de opbouw. Daarvoor zet de RAI een overslagterrein in, dat in februari 2025 verhuisde naar het gloednieuwe CT-park in het Amsterdamse Westelijk Havengebied. ‘Afgelopen jaar reden er 1.600 voertuigen op ons overslagterrein aan. De spullen laden we over in (elektrische) voertuigen, die alles in een keer op het juiste moment naar de RAI brengen. Het is een factor 1 op 10, dus we hebben 90% minder vervoersbewegingen de stad in. Bovendien kunnen we die zelf heel nauwkeurig plannen. Voor organisatoren is dat ook handig, ze kunnen de spullen van tevoren afleveren, hoeven de stad niet in en hebben niet te maken met een timeslot.’

Elektrische heftrucks
Binnen de RAI is elektrisch vervoer de norm. Sinds november 2024 rijdt DB Schenker op het RAI-terrein met de eerste serie volledig elektrische vorkheftrucks. Dat is stiller, schoner en veiliger. De nieuwe generatie heftrucks heeft extra camera’s en additionele lichtlijnen voor en achter.

Wat je hergebruikt, hoeft niet vervoerd te worden
Het is niet Wims afdeling, maar hij is er wel een groot voorstander van: modulaire, herbruikbare standbouw. ‘In plaats van op maat gemaakte stands, werk je met losse bouwstenen zoals herbruikbare kunststof wanddelen, modulaire panelen, of metalen frames die bespannen worden met doeken. Door bedrukking, belichting en andere afwerking is alles volledig te personaliseren. Het is minder materiaal, wordt in een keer geleverd, en kan door ons opgeslagen en hergebruikt worden. Dat is natuurlijk het allermooiste: dat je iets niet hoeft te vervoeren.’

Van buiten naar binnen
‘Met de slottijden, de overslag en de bufferzones hebben we op het buitenterrein van RAI Amsterdam wel ongeveer alles gedaan wat mogelijk is,’ vertelt Wim. ‘Nu richten we de blik naar binnen. Want als je buiten alles optimaliseert, moet je dat binnen ook doen om de doorstroom tot het eindpunt goed te regisseren. Dat gaat onder andere over het lossen en herdistribueren in de hal zelf. Als je niet alles direct naar de stand brengt, kan de vrachtwagen buiten sneller weg. Binnen is het flexibeler en kunnen we de spullen gedoseerd naar de standhouders brengen. We onderzoeken nu hoe dit in de praktijk het beste kan werken.’

Data-analyse voor meer regie
Tot slot, er is steeds meer data beschikbaar, ook over logistieke stromen.’ Wim: ‘Die kun je gebruiken om drie vragen te beantwoorden: wat is er precies aan hand, wat vind je acceptabel en hoe ga je het oplossen? Denk bijvoorbeeld aan de uitstroom van een grote beurs. Hoe lang duurt het voordat alle bezoekers op de snelweg zijn? Hoe lang duurt dat zonder vertraging en wat vind je redelijk? Dan kun je aan knoppen gaan draaien. Aan het verkeer op de ring kunnen we weinig doen, maar we kunnen bijvoorbeeld wel de planning van een event aanpassen, of de manier van afsluiten. Dat kan de ervaring van de bezoeker verbeteren en de buurt ontlasten. En dat is maar een willekeurig voorbeeld.