Voor veel exposanten is het voorbereiden van een beurs geen feest. Het kost tijd, het komt bovenop hun normale werk en wat moeten ze met vragen als ‘hoeveel kilowatt wilt u afnemen’? Gelukkig kun je als organisator veel doen om de exposant bij die voorbereiding te helpen. Manager Exhibitor Services Remco Pot geeft 4 gouden tips om het leven van je exposant zo plezierig mogelijk te maken.
De exposant is goud waard
Exposanten zijn de ruggengraat van elke beurs en een belangrijke financieringscomponent bij veel congressen. Alle reden dus om te zorgen dat zij tevreden zijn. Een exposant wordt gelukkig van veel goede bezoekers en leuke gesprekken die leiden tot interessant leads. Maar die voorbereidingen! Exposanten moeten over nogal wat nadenken: vierkante meters, soort standbouw, elektra, ICT, vloerbedekking en misschien ook koffiemachines, planten of hostesses. Voor de meeste exposanten is het niet hun dagelijks werk en het voorbereiden van de stand is geen populaire klus. Als organisator loont het om de voorbereidingen voor exposanten zo gemakkelijk mogelijk te maken. Je verlaagt de drempel voor deelname, je neemt stress weg én je vergroot de return on event, waardoor de kans groter is dat de exposant terugkomt.
Waar maak je de exposant blij mee?
Bij RAI Exhibitor Services is het ontzorgen van exposanten onze core business. Voor zo’n 100 evenementen per jaar voorzien we ruim 17.500 exposanten van 80 verschillende diensten. Van een fysiek deelnemershandboek gingen we over tot een digitaal deelnemershandboek en nu hebben we een exposantenportal waar exposanten online hun eigen inrichting kunnen bestellen. En het kan altijd beter. We vragen ons daarom dagelijks af: waar wordt een exposant blij van? Deze inzichten delen we graag.
1. Hij* wil duidelijkheid en advies
Een exposant wil weten wie waarvoor het aanspreekpunt is. Dat klinkt vanzelfsprekend, maar is het in de praktijk lang niet altijd. Natuurlijk wil de exposant het liefst bij een centraal punt alles bestellen en antwoord krijgen op alle vragen. Hij beseft echter best dat dit niet altijd kan. Je kunt prima vier verschillende contactpersonen of partijen doorgeven, als je dat maar duidelijk communiceert. En natuurlijk moeten die personen deskundig zijn en de exposant kunnen adviseren. Want ‘eh, als ik een koelkast, beeldscherm, koffiemachine en drie laptops op de stand heb, hoeveel elektra moet ik dan bestellen?’
Zorg als organisator ook voor een centraal telefoonnummer waar exposanten naar kunnen bellen als ze andere vragen hebben, of als ze niet weten wij wie ze moeten zijn voor een bepaald onderwerp.
2. Een gestandaardiseerd startpakket helpt hem op weg
De gemiddelde exposant doet het handboek of de website open, ziet tien verschillende opties voor vloerbedekking, verlichting en meubilair en denkt ‘ik doe het morgen wel.’ Het begin is vaak het moeilijkste. Het is daarom verstandig om altijd een of meer ‘startpakketten’ aan te bieden: een uniforme stand met antraciet vloerbedekking, twee elektrapunten en standaard afvalservice, bijvoorbeeld. Dan is de exposant alvast op weg en kan hij zich concentreren op de uitbreiding en de extra’s. Wat je precies standaard aanbiedt, is natuurlijk afhankelijk van je beurs. Sommige beurzen bestaan voor 80% uit uniforme standbouw, bij andere wil de meerderheid juist een uniek concept. Het principe blijft echter hetzelfde: met een of meer startpakketten help je de exposant op weg.
3. Hij heeft behoefte aan visualisatie en advies
Wat heeft een exposant nodig? Hoe groot moet de stand zijn, wat wil hij erin hebben? Vooral voor onervaren exposanten helpt het enorm om een stand te visualiseren. Bij de RAI maken we voor de uniforme standbouw altijd gebruik van een 2D plattegrond en een 3D sfeerimpressie van de stand. Vaak hebben exposanten dan alsnog behoefte aan advies: past dat zitje in die hoek, welk formaat beeldscherm is het beste voor die demo, etc. Zulke vragen beantwoorden onze contactpersonen van Exhibitor Services graag. Voor ons is het gesneden koek, maar voor de meeste exposanten is het dat niet. Ga na in hoeverre je locatie en/of toeleveranciers dat soort visualisaties en adviezen kunnen leveren en maak daar afspraken over. Voor key accounts of nieuwe deelnemers kun je eventueel afspraken maken over een meer pro-actief en uitgebreid advies.
4. Door tijdige communicatie en reminders vergeet hij niks
Hoe eerder je als organisator je zaken op orde hebt, hoe eerder je ze kunt communiceren, hoe eerder je exposant aan de slag is. Maak goede checklists en zorg voor een goed overzicht van de leveranciers en de deadlines. Maak met de locatie en toeleveranciers ook afspraken over eventuele reminders – daarmee kun je voorkomen dat ondanks alles toch nog zaken vergeten worden.
Organisator en locatie werken samen
Bij elke beurs zien we tijdens de opbouw wel eens iemand bij een stand met paniek in de ogen en een multomap in de hand, vertwijfelend zoekend naar dat ene formulier: we hadden toch stoelen besteld? Heeft er niemand stoelen besteld? Voor zulke situaties zullen we exposanten nooit helemaal kunnen behoeden. Maar als we als organisator en locatie samen goede afspraken maken, tijdig beginnen, een goed startpakket bieden en de juiste vragen stellen, kunnen we de exposanten heel wat stress besparen. Zo maken we de voorbereiding ontspannen en kan alle aandacht uitgaan naar de beurs zelf.
*Waar ‘hij’ staat, bedoelen we natuurlijk hij of zij