Voorwaarden van de RAI Exhibitor Invitation Portal

AVG: Algemene Verordening Gegevensbescherming 2016/679.

Algemene Voorwaarden: deze Algemene Voorwaarden die van toepassing zijn op de Overeenkomst.

Exhibitor Invitation Portal diensten: de dienst om gebruik te maken van de Exhibitor Portal om gepersonaliseerde e-mails te sturen om (potentiele) relaties van Partner uit te nodigen voor het Event.

Gegevens: de persoonsgegevens zoals omschreven in Bijlage 1.

Verwerkersovereenkomst: deze Algemene Voorwaarden.

Partijen: RAI en Partner.

Partner: iedere natuurlijk of rechtspersoon die een Overeenkomst heeft gesloten met RAI.

Overeenkomst: het verzoek van Partner en de acceptatie van RAI om gebruik te maken van de Exhibitor Invitation Portal diensten.

RAI: RAI Amsterdam B.V., kantoorhoudende te Amsterdam, Europaplein 24, 1078 GZ, geregistreerd bij de Kamer van Koophandel Amsterdam onder nummer 34192575.

Verwerker: RAI.

Verwerkingsverantwoordelijke: Partner.

Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, rechtsbetrekkingen en Overeenkomsten tussen RAI en Partner in relatie tot de Exhibitor Invitation Portal diensten.

Indien en voorzover enige bepaling van de Algemene Voorwaarden nietig is of vernietigd wordt, zullen de overige bepalingen van de Algemene Voorwaarden onverminderd van kracht blijven. RAI zal dan een nieuwe bepaling vaststellen ter vervanging van de nietige/vernietigde bepaling, waarbij zoveel mogelijk de strekking van de nietige/vernietigde bepaling in acht zal worden genomen.

Waar relevant, vervangen deze Algemene voorwaarden alle eerdere overeenkomsten voor gegevensverwerking en/of soortgelijke overeenkomsten tussen de Partijen met betrekking tot de Exhibitor Invitation Portal diensten.

Verwerkingsverantwoordelijke geeft hierbij opdracht aan Verwerker om namens Verwerkingsverantwoordelijke de Gegevens zoals omschreven in Bijlage 1 in overeenstemming met de bepalingen van deze Algemene Voorwaarden te verwerken, welke opdracht Verwerker aanvaardt.

Partijen erkennen de toepasselijkheid van de AVG, en de overige van toepassing zijnde Europese en nationale regelgeving op het gebied van bescherming van persoonsgegevens zoals op enig moment geldend, op de verwerking van de Gegevens.

Verwerker verwerkt de Gegevens uitsluitend volgens de schriftelijke instructies van Verwerkingsverantwoordelijke in overeenstemming met de aanwijzingen in deze Algemene Voorwaarden en bevestigt de Gegevens niet voor andere of eigen doeleinden te verwerken, tenzij een op Verwerker van toepassing zijnde Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke bepaling – waaronder maar niet beperkt tot bevelen van daartoe bevoegde toezichthouders, overheidsinstanties of een opsporings-, strafvorderings- of nationale veiligheidsinstantie – hem tot verwerking verplicht, in welk geval Verwerker Verwerkingsverantwoordelijke voorafgaand aan die verwerking in kennis stelt van dat wettelijke voorschrift, tenzij die wetgeving deze kennisgeving om gewichtige redenen van algemeen belang verbiedt. Verwerker stelt Verwerkingsverantwoordelijke binnen een redelijke termijn in kennis indien naar zijn mening een instructie inbreuk oplevert op de AVG of op andere Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke bepalingen.

Verwerker heeft geen zeggenschap over het doel en de middelen voor de verwerking van de Gegevens. De zeggenschap over de Gegevens komt nimmer bij Verwerker te rusten.

Verwerker verwerkt de Gegevens enkel in de Europese Economische Ruimte. Indien Verwerker zelf of middels derden (Sub-Verwerkers) de Gegevens buiten de Europese Economische Ruimte wenst te verwerken, is hiervoor voorafgaande schriftelijke toestemming van Verwerkingsverantwoordelijke benodigd. Aan deze toestemming kunnen additionele voorwaarden worden verbonden, zoals het treffen van additionele contractuele maatregelen om een passend beschermingsniveau van de Gegevens te waarborgen.

Voor zover het bepaalde in deze Algemene Voorwaarden strijdig is met de Overeenkomst, prevaleert het bepaalde in deze Algemene Voorwaarden.

Waar relevant, vervangen deze Algemene voorwaarden alle eerdere overeenkomsten voor gegevensverwerking en / of soortgelijke overeenkomsten tussen de Partijen met betrekking tot de Exhibitor Invitation Portal diensten.

Verwerker houdt de Gegevens geheim en verplicht de personen die in zijn dienst zijn, dan wel werkzaamheden voor hem verrichten, tot geheimhouding.

Verwerker zal zich houden aan alle verplichtingen die op grond van art. 32 AVG op hem rusten en zal derhalve onder meer - rekening houdend met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten, alsook met de aard, de omvang, de context en de verwerkingsdoeleinden en de qua waarschijnlijkheid en ernst uiteenlopende risico’s voor de rechten en vrijheden van personen - steeds passende technische en organisatorische maatregelen (beveiligingsmaatregelen) treffen om een op het risico afgestemd beveiligingsniveau te waarborgen, waarbij met name rekening wordt gehouden met de verwerkingsrisico’s, vooral als gevolg van de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte gegevens, hetzij per ongeluk, hetzij rechtmatig.

Verwerker zal - rekening houdend met de aard van de verwerking en de hem ter beschikking staande informatie - Verwerkingsverantwoordelijke redelijke bijstand verlenen bij het doen nakomen van de verplichtingen uit hoofde van art. 32 AVG.

Verwerker stelt Verwerkingsverantwoordelijke in staat om maximaal eenmaal per kalenderjaar op kosten van Verwerkingsverantwoordelijke, onder aanzegging van een redelijke termijn van minimaal 1 maand, de naleving van de Algemene Voorwaarden door Verwerker te laten controleren (audit) door een onafhankelijke en gecertificeerde auditor.

Verwerker zal aan de auditor alle relevante informatie verstrekken.

Indien tijdens een audit wordt vastgesteld dat Verwerker niet aan het bepaalde in de Algemene Voorwaarden voldoet, zal de Verwerker in overleg met Verwerkingsverantwoordelijke de noodzakelijke maatregelen nemen om te zorgen dat hij alsnog voldoet.

Verwerkingsverantwoordelijke zal de redelijke kosten van Verwerker voor de medewerking aan de audit vergoeden, tenzij uit de bevindingen van de audit blijkt dat Verwerker de bepalingen uit de Algemene Voorwaarden niet is nagekomen.

Zo spoedig mogelijk nadat Verwerker kennisneemt van een inbreuk in verband met de Gegevens, stelt Verwerker Verwerkingsverantwoordelijke hiervan op de hoogte.

Kennisgevingen die op grond van lid 1 van dit artikel worden gedaan, worden gericht aan Verwerkingsverantwoordelijke of, indien relevant, aan (een) door Verwerkingsverantwoordelijke tijdens de duur van deze Algemene Voorwaarden schriftelijk bekendgemaakte werknemer(s) van Verwerkingsverantwoordelijke.

Verwerker zal - rekening houdend met de aard van de verwerking en de hem ter beschikking staande informatie - Verwerkingsverantwoordelijke bijstand verlenen bij het nakomen van de verplichtingen uit hoofde van art. 33 en 34 AVG.

Verwerker zal Verwerkingsverantwoordelijke, indien Verwerkingsverantwoordelijke hier opdracht toe geeft, zijn medewerking - rekening houdend met de aard van de verwerking en de hem ter beschikking staande informatie - verlenen om Verwerkingsverantwoordelijke in staat te stellen om aan verzoeken van betrokkenen ex hoofdstuk 3 van de AVG, te kunnen voldoen. De kosten voor deze medewerking komen voor rekening van Verwerkingsverantwoordelijke.

Indien een dergelijk verzoek direct bij Verwerker wordt ingediend, zal Verwerker het verzoek doorsturen aan Verwerkingsverantwoordelijke.

Verwerker zal, rekening houdend met de aard van de verwerking en de aan Verwerker ter beschikking staande informatie, Verwerkingsverantwoordelijke redelijke bijstand verlenen bij het nakomen van diens verplichtingen uit hoofde van art. 35 (Gegevensbeschermingseffectbeoordeling) en art. 36 AVG (Voorafgaande raadpleging).

Verwerkingsverantwoordelijke geeft Verwerker toestemming voor het inschakelen van derden voor de verwerking van de Gegevens. Verwerker zal Verwerkingsverantwoordelijke informeren over beoogde verandering inzake de toevoeging of vervanging van sub-verwerkers. De Verwerkingsverantwoordelijke heeft het recht om binnen een maand bezwaar te maken tegen deze toevoeging of vervanging. Verwerkingsverantwoordelijke zal het bezwaar met redenen omkleden. Als de Verwerkingsverantwoordelijke bezwaar maakt, dan zullen Partijen met elkaar in overleg treden. Als zij niet binnen een maand tot een oplossing komen dan hebben Partijen het recht de Overeenkomst gedeeltelijk - uitsluitend ten aanzien van de dienst - te beëindigen.

Op eerste verzoek van Verwerkingsverantwoordelijke verstrekt Verwerker aan Verwerkingsverantwoordelijke een overzicht van de door hem ingeschakelde sub-verwerker(s).

De aansprakelijkheid van Verwerker is beperkt tot de vergoeding van de directe schade die Verwerkingsverantwoordelijke lijdt met een maximum bedrag van € 5.000,00. Onder directe schade wordt uitsluitend begrepen:

1. de redelijke kosten die Verwerkingsverantwoordelijke moet maken om de tekortkoming van Verwerker te herstellen;
2. de redelijke kosten die Verwerkingsverantwoordelijke moet maken ter voorkoming en beperking van de schade die is ontstaan door een inbreuk op de beveiliging die is toe te rekenen aan Verwerker, voor zover Verwerkingsverantwoordelijke kan aantonen dat deze kosten hebben geleid tot beperking van de schade;
3. de redelijke kosten die Verwerkingsverantwoordelijke moet maken ter vaststelling van de oorzaak en de omvang van de schade, voor zover de vaststelling betrekking heeft op de directe schade in de zin van dit lid.

De vergoeding van gevolgschade, waaronder maar niet beperkt tot omzetderving of winstderving, bedrijfsstagnatie, reputatieschade en misgelopen besparingen, zijn van vergoeding uitgesloten.

Verwerkingsverantwoordelijke vrijwaart Verwerker voor alle aanspraken van derden, alsmede voor boetes en/of andere sancties opgelegd door een bevoegde autoriteit, die jegens Verwerker mochten worden ingesteld respectievelijk opgelegd wegens een aan Verwerkingsverantwoordelijke toe te rekenen schending van de wet- en regelgeving betreffende de verwerking van Gegevens en/of niet-nakoming van de verplichtingen onder deze Algemene Voorwaarden door Verwerkingsverantwoordelijke.

Deze Algemene Voorwaarden duurt zo lang Verwerker de opdracht heeft van Verwerkingsverantwoordelijke om Gegevens te verwerken op grond van de Overeenkomst en voor de uitvoering van de Dienst.

Bij beëindiging van deze Algemene Voorwaarden zal Verwerker, alle documenten, gegevensdragers, evenals kopieën daarvan, waarop of waarin zich Gegevens bevinden, op verzoek van Verwerkingsverantwoordelijke vernietigen, tenzij Verwerker op grond van een op Verwerker van toepassing zijnde Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke bepaling tot het bewaren van de Gegevens verplicht is.

Verwerker zal op kosten van Verwerkingsverantwoordelijke alle redelijke medewerking verlenen ter zake van de overdracht van de werkzaamheden inzake de verwerking van de Gegevens aan Verwerkingsverantwoordelijke of een opvolgende Verwerker.

Zo lang Verwerker Gegevens onder zich heeft blijft deze Algemene Voorwaarden van kracht. Verplichtingen welke naar hun aard bestemd zijn om ook na beëindiging van deze Algemene Voorwaarden voort te duren, blijven na beëindiging van deze Algemene Voorwaarden van kracht.

Op deze Algemene Voorwaarden is Nederlands recht van toepassing.

Alle geschillen in verband met deze Algemene Voorwaarden of de uitvoering ervan worden voorgelegd aan de bevoegde rechter te Amsterdam.

Verwerkingsverantwoordelijke verschaft aan Verwerker toegang tot de volgende Gegevens die door Verwerker mogen worden verwerkt:

• bedrijfsnaam;
• naam;
• emailadres.

De Gegevens hebben betrekking op de volgende categorieën van betrokkenen:

• relaties Verwerkingsverantwoordelijke (klanten, leads, prospects etc.).

De doeleinden waarvoor de Gegevens, indien noodzakelijk, mogen worden verwerkt zijn:

• versturen van mailings.

Uitvoering van Exhibitor Invitation Portal diensten zoals overeengekomen in de Overeenkomst.